Existe uma maneira mais eficiente para a leitura do Guia PMBOK?

Unanimidade entre os profissionais do gerenciamento de projetos, realizar a leitura do Guia PMBOK® é uma tarefa considerada de alta complexidade, isto porque o documento publicado pelo Project Management Institute é uma literatura de referencia baseada em melhores práticas. O Guia PMBOK® não é tão compreensivo quanto um livro tradicional, onde a leitura sequencial possibilita ao leitor toda a assimilação necessária para ao final do ultimo capítulo ter obtido conhecimento onde as informações contidas na obra serão completamente percebidas.

Esta publicação, originada, a partir de uma discussão com um colega PMP®, a respeito da mencionada complexidade e eventual desmotivação ao se realizar a leitura do Guia PMBOK® vem justamente desmistificar o desinteresse pela leitura da principal literatura e referencia para o Gerente de Projetos segundo o PMI, onde este é o documento referencia para o Exame de Certificação que concede o reconhecimento de Project Management Professional, portanto, de leitura obrigatória.

Durante a discussão com o colega PMP®, concordei com a afirmativa de ser “tediosa” a leitura do Guia PMBOK®, entretanto, pude relatar ao mesmo, que já havia lido o guia em quatro ocasiões distintas: a primeira leitura por área de conhecimento, a segunda leitura por grupo de processos e a terceira e quarta leituras novamente por área de conhecimento, todas alinhadas ao meu objetivo de obter a credencial Project Management Professional, como mencionado e exemplificado no meu documento de lições apreendidas.

Assim, por se tratar de um assunto “polemico” para os profissionais de gerenciamento de projetos, ao se escolher literaturas mais agradáveis como os livros das autoras Kim Heldman e Rita Mulcahy – e eficazes – como única referencia e fonte de preparação para o exame PMP® em detrimento do principal documento editado pela organização mantenedora da credencial, estou relatando, o modo mais eficiente de leitura do Guia PMBOK®, por mim já utilizado, em conformidade com a proposta do autor do método, Ricardo Viana Vargas.

O modelo apresentado abaixo foi originalmente concebido e defendido por Ricardo Vargas, em 2001, durante a apresentação de um artigo técnico no PMI Annual Conference and Symposium em Nashiville/TN/USA. A época o Guia PMBOK® edição 2000, com 39 processos, o artigo original, A NEW APPROACH TO PMBOK® GUIDE 2000, e o podcast gravado posteriormente durante a vigência do Guia PMBOK® edição 2004, 44 processos, FIVE MINUTES PM PODCAST – HOW TO READ PMBOK, ambos editados pelo autor podem ser acessados através dos links.

O “Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) Quarta Edição“, 2008, 42 processos, está assim organizado:

• Seção I – A estrutura do gerenciamento de projetos (capítulos 1 e 2)
• Seção II – O padrão de gerenciamento de projetos em um projeto (capítulo 3)
• Seção III – As áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos (capítulos 4 a 12)
• Seção IV – Apêndices

A leitura que se propõe neste método deve ser realizada por “Grupo de Processos”. Inicialmente, a leitura é sequencial até a Seção II, onde serão definidos os fundamentos do gerenciamento de projetos. A partir da Seção III, os processos devem ser lidos em função do ciclo de vida de um projeto que consiste nas fases do mesmo, como exemplificado nos fluxogramas dos grupos de processos apresentados no Capitulo 3 (figura 3.5, figura 3.8, figura 3.29, figura 3.38, e figura 3.49), partindo do processo central e orientando-se pela sequência numérica expandida no sentido horário (todos processos ?.1 | todos processos ?.2 | todos processos ?.3 | todos processos ?.4 | todos processos ?.5). Para o grupo de planejamento a antepenúltima leitura deve ser o processo 6.5 e a penúltima e ultima os processos 7.1 e 7.2.

Na prática, a leitura é realizada na sequencia:

• Capítulo 1
• Capítulo 2
• Capítulo 3
• Grupo de processos de iniciação (figura 3.5 do Guia PMBOK®)
  4.1 – Desenvolver o termo de abertura do projeto
  10.1 – Identificar as partes interessadas
• Grupo de processos de planejamento (figura 3.8 do Guia PMBOK®)
  4.2 – Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
  5.1 – Coletar os requisitos
  6.1 – Definir as atividades
  8.1 – Planejar a qualidade
  9.1 – Desenvolver o plano de recursos humanos
  10.2 – Planejar as comunicações
  11.1 – Planejar o gerenciamento dos riscos
  12.1 – Planejar as aquisições
  5.2 – Definir o escopo
  6.2 – Sequenciar as atividades
  11.2 – Identificar os riscos
  5.3 – Criar a EAP
  6.3 – Estimar os recursos das atividades
  11.3 – Realizar a análise qualitativa dos riscos
  6.4 – Estimar a duração das atividades
  11.4 – Realizar a análise quantitativa dos riscos
  11.5 – Planejar as respostas aos riscos
  6.5 – Desenvolver o cronograma
  7.1 – Estimar os custos
  7.2 – Determinar o orçamento
• Grupo de processos de execução (figura 3.29 do Guia PMBOK®)
  4.3 – Orientar e gerenciar a execução do projeto
  8.2 – Realizar a garantia da qualidade
  9.2 – Mobilizar a equipe do projeto
  10.3 – Distribuir as informações
  12.2 – Conduzir as aquisições
  9.3 – Desenvolver a equipe do projeto
  10.4 – Gerenciar as expectativas das partes interessadas
  9.4 – Gerenciar a equipe do projeto
• Grupo de processos de monitoramento e controle (figura 3.38 do Guia PMBOK®)
  4.4 – Monitorar e controlar o trabalho do projeto
  4.5 – Realizar o controle integrado de mudanças
  5.4 – Verificar o escopo
  6.6 – Controlar o cronograma
  7.3 – Controlar os custos
  8.3 – Realizar o controle da qualidade
  10.5 – Reportar o desempenho
  11.6 – Monitorar e controlar os riscos
  12.3 – Administrar as aquisições
  5.5 – Controlar o escopo
• Grupo de processos de encerramento (figura 3.49 do Guia PMBOK®):
  4.6 – Encerrar o projeto ou fase
  12.4 – Encerrar as aquisições

O procedimento acima descrito tem por principal finalidade permitir que o Gerente de Projetos, tenha uma percepção mais amigável do Guia PMBOK®, e necessariamente, ao estudar estará fazendo-o de maneira como na prática acontece o gerenciamento de um projeto, uma vez que as iterações entre os grupos de processo de gerenciamento de projetos são frequentes e se sobrepõe durante todo o ciclo de vida, ou seja, a leitura se torna agradável e o entendimento sobre os conceitos que direcionam as atividades do Gerente de Projetos – que na prática executa muitos dos nove processos em simultâneo – são percebidos de maneira direta.

Pelo modo sugerido, ao término da leitura do Guia PMBOK® é possível ter estudado os 42 processos apresentados na edição 2008, tendo percorrido as nove áreas de conhecimento que envolvem o gerenciamento de projetos, conhecendo em detalhes o ciclo de vida de um projeto. Sem dúvida, pela experiência prática, é uma maneira construtiva para entender toda a complexidade envolvida na atividade de gerenciar projetos, e uma alternativa a opção de “negligenciar” ou “abdicar” da leitura do Guia PMBOK®, apresentando como justificativa a dificuldade de entendimento em função de uma leitura sequencial por capítulos.

Compartilhe! Divulgue! Comente…
@ronielton