Dúvida PMP – Entendendo o processo de comprovação de experiência

Uma dúvida frequente dos profissionais que pretendem obter a certificação Project Management Professional (PMP)® está relacionada a obrigatoriedade de comprovação de experiência profissional, exigida pelo Project Management Institute (PMI) durante o processo de elegibilidade.

Isso mesmo, não basta apenas estudar e se preparar para o exame, é necessário estar em conformidade com os requisitos de experiência e educação. Recebi a mensagem abaixo transcrita, onde esta publicação apresenta meu entendimento a respeito desta etapa do processo de certificação.

Trabalho a 6 meses como gerente de serviços, onde minha principal função é gerenciar entrega e implantação de softwares. Gostaria de fazer a certificação PMP, mas estou um pouco receoso em relação a comprovação de experiência na área.

Acredito de gerenciar entrega de projetos de software se encaixe bem no escopo da PMI, mas tenho dúvida em relação ao outros projetos que participei, pois eles não foram bem documentados e registrados, apesar de minha antiga empresa onde eu trabalhava como gerente de TI confirmar minha participação e gerencia nos projetos.

Minha questão é: Os projetos abaixo entram como experiência para o PMI? E como posso comprova-los se por acaso cair na malha fina.

Em todos eles gerenciei a equipe e fiz o planejamento. Exemplos de projetos:
2011 – Implantação de sistema de ticket de suporte
2011 – Migração do SQL Server 2000 para SQL Server 2008
2010 – Gerenciamento da implementação do novo site da empresa e migração de ASP para JAVA
2010 – Migração do Exchange 2003 para Exchange 2010
2010 – Gerenciamento da implantação de servidores virtuais com VMWare
2008 – Coordenação da instalação do sistema VOIP
2006 – Coordenação de instalação do sistema de monitoramento digital – CFTV

O primeiro documento a ser consultado pelo Aspirante PMP® é a publicação Manual da Certificação PMP® Handbook que está disponível também no idioma português do Brasil.

Toda a experiência em gerenciamento de projetos deve ter sido acumulada durante os oito anos anteriores ao envio da candidatura, onde os requisitos de elegibilidade são:

* A experiência em gerenciamento de projetos não pode estar sobreposta (múltiplos projetos no mesmo mês, contabiliza apenas 1 mês).

Por definição, O Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK® – Quarta Edição, p. 440, glossário) define um projeto como um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. E também considera que todo projeto possui cinco grupos de processos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento.

Entenda, a comprovação da experiência profissional em gerenciamento de projetos descrita no processo de candidatura é delimitada pela atuação do profissional em todos os cinco grupos de processos ao longo de sua experiência em gerenciamento de projetos. Entretanto, em um único projeto, você não precisa ter experiência em todos os cinco grupos de processos.

Enfim, na Aplicação para o Exame de Project Management Professional o que o PMI espera é que o Aspirante PMP® seja capaz de apresentar, e eventualmente se solicitado comprovar sua experiência em tarefas de liderança e direção de projetos, ou seja, tenha atuado na função de Líder de Projetos ou Gerente de Projetos.

Conforme o manual de certificação apresenta, a definição de função PMP® declara que os candidatos para a credencial:

• Desempenhem suas tarefas sob supervisão geral e são responsáveis por todos os aspectos do projeto e a vida do mesmo.
• Liderem e conduzam equipes multifuncionais para a entrega de projetos dentro das limitações de cronograma, orçamento e escopo.
• Demonstrem conhecimento e experiência suficientes para aplicar de forma apropriada uma metodologia a projetos que possuem requisitos e resultados razoavelmente bem definidos.

Estabelecido os conceitos conforme apresentado pelo Manual da Certificação PMP® Handbook no que concerne a experiência profissional, uma sugestão para os profissionais que estão em fase de planejamento para obtenção da certificação, é registrar sua experiência respondendo aos questionamentos do PMI, para previamente, confirmar o atendimento aos requisitos.

Estou disponibilizando uma planilha em Excel, que foi um documento auxiliar para meu levantamento de horas atuando nas funções de Líder de Projeto e Gerente de Projeto, a matriz esta em conformidade com a Aplicação do Exame de Project Management Professional, que é preenchida pelos Aspirantes PMP® – eventuais divergências podem ser encontradas em função de revisões efetuadas no sistema de elegibilidade – é ideal adequa-lá as necessidades e projetos, contabilizando todas as horas individualmente para cada projeto e, ao final pormenorizar o sumário dos meses de atuação – lembre-se, a experiência em gerenciamento de projetos não pode estar sobreposta, múltiplos projetos no mesmo mês, contabiliza apenas 1 mês.

São ao todo 30 questionamentos, distribuídos nos grupos de processo: Iniciação (5), Planejamento (6), Execução (8), Monitoramento e Controle (4) e Encerramento (7), onde é necessário informar o número aproximado de horas e um sumário de resultados alcançados com o projeto, mas esteja atento, afinal em 1 ano atuando em projeto tem-se aproximadamente 260 dias uteis e em 8 horas/dia ao final do ano acumularia 2.080 horas.

Agora respondendo ao questionamento inicial: “Os projetos abaixo entram como experiência para o PMI? E como posso comprova-los se por acaso cair na malha fina?”

Na minha percepção a relação apresentada, é considerada para cada item em separado um projeto, uma vez que atendem a definição de “esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”, e foram realizados nos últimos 6 anos (experiência acumulada durante os oito anos anteriores ao envio da candidatura), portanto válidos para o PMI.

Entretanto, deve estar claro que não basta “gerenciar equipe e realizar planejamento”, é necessário apresentar evidências de atuação nos cinco grupos de processos, o que, uma vez solicitado pela auditoria aleatória do PMI, será assinado pelo seu supervisor ou gerente imediato, podendo até mesmo ser um colega que atuou com você nestes projetos, onde é atestado serem verdadeiras as informações submetidas previamente, ainda que exista a consideração de que estes projetos “não foram bem documentados e registrados”, você não será solicitado a enviar documentos de projeto – afinal persiste a premissa da confiança – conforme previsto pelo Código de Ética e Conduta Profissional do PMI.

Assim, antes de iniciar o preenchimento da Aplicação do Exame de Project Management Professional, esteja certo de possuir os dados da pessoa (nome, relacionamento funcional, email e telefone), que poderá vir a ser solicitada a confirmar sua experiência em projetos. Estas informações são inseridas individualmente para cada projeto (nome, data inicio e data término, função exercida e dados da organização) registrado durante a elegibilidade.

Uma vez selecionado para a auditoria você receberá instruções para baixar os registros da Aplicação do Exame de Project Management Professional, imprimir, e então solicitar a pessoa que você informou durante a submissão de elegibilidade que assine os documentos, atestando serem verdadeiras as informações prestadas, e lhe devolva em um envelope lacrado, o qual será remetido através dos correios para o PMI, junto com os outros documentos comprobatórios requisitados pela auditoria – observação: toda comunicação com o PMI é feita no idioma Inglês, assim, ao iniciar o processo de elegibilidade, não se esqueça de informar todos os dados naquele idioma.

Finalizando, recomendo a leitura dos posts e dos documentos de lições aprendidas – Ronielton Rezende Oliveira e Daniel Pires de Carvalho.

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@ronielton